Arquivo: é o conjunto de documentos criados
ou recebidos por empresas e pessoas, com a finalidade de servir como fonte de
informações.
Documento:
é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar, que possua uma finalidade
probatória.
Quanto à procedência
Quanto a procedência, os
documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir
prova
de fato jurídico, ato
jurídico ou de negócio jurídico.
·
Públicos: são emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de
autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por
um notário.
·
Privados: são emitidos por um particular (pessoa física),
ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições,
ou competência.
Quanto ao valor
·
Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do
arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
·
Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de
operações financeiras ou fiscais.
·
Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas,
independente de seu valor probatório.
·
Legal - Valor processual que um documento possui perante a
lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
·
Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.
·
Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
·
Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de
prova legal.
·
Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.
Quanto ao grau de sigilo
No Brasil, um
documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um documento é
ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista
que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou
coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente acessíveis.
Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau
de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos
individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental:
Quanto à natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em
um documento, ele pode ser:
Ostensivo - cuja divulgação não
prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de plantão de uma imobiliária.
Sigiloso - de conhecimento
restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para
sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda
se subdividem em outras quatro categorias,
tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde
eles podem circular.
Ultra-Secreto -
seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio.
Exemplos: documentos
relacionados à política governamental de alto nível e segredos de
Estado (descobertas e experiências de grande valor
científico; negociações para alianças militares e
políticas; planos de guerra; informações sobre política
estrangeira de alto nível).
Secreto - seu
assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não
estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e
medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matéria original, necessitam de
maior difusão (planos ou detalhes de operações
militares); planos ou detalhes de operações
econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em
técnicas ou materiais já existentes; dados
de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos,
econômicos, psicossociais e militares de países
estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais
foram obtidos; materiais criptográficos
(Escritos Em Cifras Ou Códigos) Importantes E Sem
Classificação Anterior.
Confidencial - seu
assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar
um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
Exemplos: informações relativas
a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um
indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das
partes; rádio-freqüência de importância
especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem
instalações importantes para a segurança nacional.
Reservado - seu
assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
Exemplos: partes de planos,
programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;
cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem
instalações importantes.
Informação: pode ser definida
como idéia ou conhecimento e é o
resultado do processamento, manipulação e organização de dados. Todo e qualquer
elemento referencial contido num documento. A informação é tudo o que ser
emitido e recebido. Compreende uma idéia, mensagem, noção, notícia sobre alguém
ou algo. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.
Conhecimento: É um conjunto de informação
armazenada por intermédio da experiência ou da aprendizagem (a posteriori), o
através da introspecção (a priori).
Suporte:
meio
no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio
utilizado para
gravar
a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No
passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com
o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número
de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios
mais utilizados, podemos destacar: CD, DVD e Pen drive.
· Textuais: Documentos impressos e manuscritos.
·
Cartográficos: Documentos com representações geográficas.
· Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).
· Filmográficos: documento audiovisual.
· Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos.
· Micrográficos: Microfilme e microficha.
· Informáticos: HD, disquete, CD etc.
Dossiê: É uma coleção de
documentos relativos a um processo, a um individuo e, por extensão a qualquer
assunto.
