Hoje em dia, todos nós temos milhões de arquivos
digitais armazenados em vários dispositivos. Arquivos de música, fotos,
documentos do trabalho ou da escola, registros financeiros e o que mais
pudermos imaginar, temos uma quantidade incrível de itens para organizar e
localizar. Você pode tentar usar a função “Pesquisar” ou “Localizar” no seu
computador ou tablet para conseguir o arquivo que deseja, mas, geralmente, você
recebe uma lista enorme de resultados possíveis, em vez do arquivo exato que
você está procurando. A pesquisa depende de nomes de arquivo descritivos e
palavras-chave úteis dentro do arquivo. Você precisa de um sistema para
organizar arquivos à medida que os cria e armazená-los, se quiser encontrá-los
rapidamente mais tarde.
Imagine sentar-se à mesa de um colega de trabalho
ou assumir o seu lugar nas férias e não encontrar em seu computador nada sobre
os projetos da empresa. Isso pode acontecer – e é bastante comum – quando não
existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais. Falta de
organização nos arquivos digitais pode atrapalhar o dia a dia no trabalho
Assim como uma mesa ou
ambiente bagunçado, um computador desorganizado também pode roubar o nosso
tempo e prejudicar nossa produtividade.
Manter os
arquivos organizados em todos os seus dispositivos tornará o seu trabalho mais
eficiente e a sua vida mais fácil.
Com a avalanche de e-mails, downloads,
documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente
digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer
jogar seu tempo fora.
Dicas
1. Área de trabalho (desktop)
Crie pastas para cada projeto ou cliente na Área de
Trabalho (ou no espaço compartilhado do ambiente de rede). Deixe-o
limpo e organizado. Elimine os ícones que não utiliza e organize os que ficarem
de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos na
área de trabalho ou deixar ali atalhos para programas que você raramente
utiliza. Não guarde todos os arquivos e não exclua arquivos antigos
impiedosamente — Se você não guardá-los, não precisa organizá-los. Exclua
duplicatas, livre-se de arquivos muito antigos que nunca usa e não faça
download de todos os anexos de email. Por exemplo: quando você tirar fotos,
exclua as que estão fora de foco, aquela em que aparece um papagaio de pirata e
todas as fotos ruins antes ou durante a importação para o computador.
2. Instale google desktop
Ele serve como uma poderosa
ferramenta de busca para ajudar você a encontrar documentos perdidos. A barra
vai aparecer como um atalho e pode ser bastante útil num momento de desespero.
Você pode fazer o download em http://google-desktop.softonic.com.br/.
3. Faça Backup
Faça backup dos arquivos em discos externos,
serviços online, pen drives, CDs, ou DVDs. O ideal é ter duas cópias de backup
do mesmo material, para maior segurança Faça cópia de tudo que for
importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs
externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar é o Synctoy da
Microsoft.
4. Não exagere na criação de pastas. Cuidado
na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no
computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma
informação ou documento. Criar dezenas de categorias pode obrigar você a
efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo até
conseguir chegar no arquivo desejado. Determine um número limite para subpastas-padrão de
acordo com os dados que serão utilizados e pesquisados. Por exemplo, dados da
empresa, projetos realizados, projetos em andamento e correspondência.
5. Dê nome aos arquivos e
pastas
Nomeie suas pastas e seus
arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que
precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex:
Projeto_nova_sede_OUT2011. Utilize o recurso da padronização, para tipos de
arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você tem muitos arquivos
com nome Projeto, Propostas etc., o nome pode começar sempre com PROP_cliente A
ou PROJ_cliente B, facilitando bastante na hora da busca.
6. Utilize atalhos inteligentes — Você tem uma
planilha de orçamento que acessa com frequência? Você sempre faz download de
música para o mesmo diretório em um disco de backup? Crie um
atalho ou alias desse arquivo ou pasta específica e coloque-os na área de
trabalho do seu computador. Em seguida, você pode manter o arquivo original ou
pasta organizados por data ou palavra-chave em um local, mas ainda acessá-lo
imediatamente com um clique. Crie atalhos para os softwares ou
aplicativos utilizados com mais frequência (ex.: Word, Excel, aplicativo de
e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito
carregado, além de deixar a máquina mais lenta, pode te confundir na hora de
procurar o que quer.
7. Deixe um manual explicativo de fácil consulta
para todos os funcionários em casos de dúvidas. Por exemplo, esclareça o que
cada subpasta deve conter e a importância de as informações estarem
organizadas.
Quando os seus arquivos estiverem melhor
organizados, você pode pesquisá-los e visualizá-los mais facilmente por meio de
qualquer dispositivo e com ferramentas como o aplicativo Seagate
Media. Esse software organiza os seus arquivos automaticamente por tipo, para
que você possa reproduzir filmes, ver fotos, ouvir música ou ler documentos. O
aplicativo Media funciona com o Seagate Central, Wireless Plus e LaCie Fuel, e é sincronizado sem fios com o seu tablet,
smartphone ou computador.
Exemplo de uma nova
organização:
Serviço:
