Facebook

Acesse também a nossa página no Facebook! Lá você pode se atualizar. Postamos sempre notícias sobre o mundo tecnológico e arquivístico.

Acesse: http://www.facebook.com/silveira.marins

Funções de um Arquivista

Avaliar documentos, organizar e conservar a informação relacionada, basicamente, com a gestão da atividade de instituições ou pessoas, que podem ser de natureza pública ou privada - independentemente do suporte em que estiver registrado (físico ou eletrônico), referenciando os documentos de modo a ser facilmente localizados por qualquer utilizador do arquivo.

No âmbito das suas tarefas devem estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos, avaliando e organizando a documentação com interesse administrativo, probatório e cultural, respeitando sempre a organização original, necessitando ter conhecimentos aprofundados sobre a forma de funcionamento e estruturação das organizações para adequar a gestão do respectivo sistema de arquivo à instituição.

Procuram adequar o arquivo à respectiva produção documental, definindo e otimizando a circulação de documentos e o processo de controle através de uma Tabela de Temporalidade Documental estipulando os prazos de conservação e destinação final dos documentos.

A atividade dos arquivistas também tem se alterado com a introdução dessas novas tecnologias, que vieram melhorar as técnicas e os instrumentos de trabalho, como a utilização de redes e de mecanismos de buscas que permitam a reconstituição dos fundos documentais de um mesmo arquivo dispersos por várias entidades. Por outro lado, o uso da digitalização permite uma completa e rápida difusão do vasto patrimônio arquivístico.

Digitalização dos documentos x preservação dos documentos históricos

Dizem que o futuro é agora. O mundo gira, ocorrem várias transições, mudanças, revoluções... Tudo é reciclado, modificado.
O papel mesmo está sendo substituido pelo digital. Mas, se isso está ocorrendo como devemos proceder com os documento

s históricos?
Num trabalho apresentado na Conferência de Tecnologia, Cultura e Memória, da Rosilene Paiva Marinho de Sousa, mestranda em Ciência da Informação na Universidade Federal da Paraíba - "Reflexões Sobre a Digitalização de Documentos e Utilização de
Documentos Digitais na Preservação da Memória Histórica" podemos refletir sobre esse processo de preservação.

Dê uma olhadinha no link abaixo:

http://www.liber.ufpe.br/ctcm/anais/anais_ctcm/40_reflexoes_digitaliza.pdf

V CNA - Congresso Nacional de Arquivologia

Nos dias 01 a 05 de outubro de 2012 acontecerá na cidade de Salvador no Estado da Bahia, o V Congresso Nacional de Arquivologia.
Acesse o site abaixo para terem maiores informações:
http://www.enara.org.br/cna2012/

Não perca uma oportunidade ótima para trocar idéias, se reciclar, obter novos conhecimentos e ajudar a divulgar a nossa profissão que é tão importante mas, pouco divulgada.

Lei de Acesso à informação

A primeira providência do Governo Federal para implementação da Lei de Acesso à Informação (Lei 2.527, de 18 de novembro de 2011) foi a elaboração e divulgação, em ação conjunta da Controladoria-Geral da União (CGU), Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), Casa Civil e Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República (SECOM) da 1ª versão do documento entitulado Guia para Criação da Seção de Acesso à Informação nos Sítios Eletrônicos dos Órgãos e Entidades Federais , que e contém orientações simplificadas para divulgação de informações públicas de forma proativa.

O objetivo do Guia é orientar os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal para a implementação de seção prevista na Lei de Acesso à Informação em seus respectivos sítios eletrônicos institucionais. Trata-se de uma área específica onde serão divulgados dados e informações de interesse coletivo ou geral conforme dispõe o art. 8º da Lei. Pretende-se oferecer ao cidadão um padrão uniforme de acesso, que facilite a localização e obtenção das informações e se torne para ele, também, uma referência em transparência pública

A divulgação espontânea do maior número possível de informações, além de facilitar o acesso à informação, é vantajosa para os próprios órgãos e entidades públicas, pois tende a reduzir a demanda, minimizando significativamente o trabalho e os custos de processamento e gerenciamento dos pedidos de acesso.

As orientações constantes deste Guia como a estrutura, as nomenclaturas e os conteúdos estabelecidos, deverão ser rigorosamente observadas no âmbito de todo o Governo Federal. A CGU se coloca à disposição dos órgãos e entidades para esclarecer quaisquer eventuais dúvidas acerca das regras e diretrizes definidas neste Guia.

Fonte: http://www.arquivologiaosite.com.br/?p=205. 

A importância de ter um arquivo organizado

Qual a importância de se um arquivo organizado, de se ter um profissional da Informação cuidando desse acervo? A partir do artigo abaixo poderemos iniciar esse entendimento:

Novos Paradigmas da Arquivologia

 

A visão dos arquivos como um local empoeirado onde se guarda papel velho começa a mudar e as organizações percebendo o valor da informação sentem a importância estratégica de manter ainformação produzida e/ou recebida de forma a poder recuperá-la em tempo hábil, quando delademandar.

A revolução nos paradigmas da chamada “Sociedade da Informação” traz para os profissionais de Arquivologia, anecessidade de reflexão e mudança de eixo no que se refere às necessidades do usuário da informaçãoarquivística.

Nesse contexto, os governantes e os empresários brasileiros estão atentando para a relevância de inclusão em seus quadros de colaboradores, profissionais formados especificamente para o gerenciamento da informaçãoarquivística, cujo processo pode garantir desde um espaço de informação, pesquisa, estudo e cultura dentro doambiente organizacional, como pode também subsidiar o processo decisório como também conduzir a instituição para a preservação de sua memória.

Além disso, esse processo, que podemos denominar também de monitoramento interno de informação, permite também disponibilizar ao “usuário certo, no tempo certo, a informação certa”, como dizia o pensador indiano Ranganathan.

Esse movimento social, portanto, tem instigado a Arquivologia a buscar mudanças compatíveis com os novos paradigmas informacionais, sendo assim, ressalta-se que a imagem social do arquivista como aquele indivíduo “guardador de papel”, hoje pode e deve ser alterada por um profissional, que sendo um bacharel em Arquivologia, passa a atuar como um gestor do fluxo da informação arquivística, seja em arquivos públicos ou privados.

Portanto, cresce a sua importância também como mediador da informação, que tem consciência da importância do seu papel dentro da sociedade, que se volta para o usuário, para suas necessidades individuais, trazendo com isso uma maior interatividade entre o profissional prestador de serviços e produtos de informação, com o cliente que usa a informação fins administrativos, empresariais, históricos, culturais e sociais.

O resultado dessa tomada de consciência por parte dos arquivistas brasileiros é uma melhor qualidade naprestação de serviços e satisfação dos usuários de arquivos e isso é o que importa!

A participação do usuário no processo de recuperação da informação é de vital importância, pois os custos ao ignorar o usuário no momento em que se vai criar os mecanismos de busca da informação são, às vezes, altos, visto que os usuários insatisfeitos podem resistir ao uso do sistema, ou usá-lo de maneira diferente daquela para aqual foi originalmente projetado, ou ainda nem utilizá-lo.

Busca-se nesse novo modelo fazer um estudo do usuário da informação de forma mais completa, procurando compreender suas motivações, seus anseios, analisando o que leva o indivíduo a procurar determinada informação.

O usuário, nessa abordagem, é visto como o foco dos estudos, não de uma forma grupal, como na abordagem tradicional onde o “arquivista” analisava, por exemplo, grupos de estudantes, cientistas etc. Aqui, o arquivista, enquanto profissional da informação, tem uma visão diferenciada do usuário, por isso a sua análise contempla o sujeito na sua individualidade.

Nesse contexto, o arquivista de hoje precisa entender que a informação registrada serve não só para ficararquivada, mas antes, que ela deve estar disponível para o usuário real e potencial. Portanto, é necessário que tenhamos uma visão mais ampla para nos desprendermos do paradigma do acervo para o paradigma da informação e assim, estabelecer uma política de recuperação da informação que contemple o usuário e não o sistema.

Desenvolver esse novo paradigma focado no usuário é um desafio para os profissionais da área, na medida em que exige maior esforço e percepção por parte do profissional das reais necessidades do usuário. No entanto, se pretendemos prestar um bom serviço ao cliente, torna-se necessário a efetivação dessa nova abordagem para, ao menos, reduzir as incertezas no momento da busca e assim obter uma melhor qualidade nos serviços prestados.

Baseado no texto de Sueli Mara Soares, Novos paradigmas e novos usuários da informação.

Fonte: AARGS