A importância de ter um arquivo organizado

Qual a importância de se um arquivo organizado, de se ter um profissional da Informação cuidando desse acervo? A partir do artigo abaixo poderemos iniciar esse entendimento:

Novos Paradigmas da Arquivologia

 

A visão dos arquivos como um local empoeirado onde se guarda papel velho começa a mudar e as organizações percebendo o valor da informação sentem a importância estratégica de manter ainformação produzida e/ou recebida de forma a poder recuperá-la em tempo hábil, quando delademandar.

A revolução nos paradigmas da chamada “Sociedade da Informação” traz para os profissionais de Arquivologia, anecessidade de reflexão e mudança de eixo no que se refere às necessidades do usuário da informaçãoarquivística.

Nesse contexto, os governantes e os empresários brasileiros estão atentando para a relevância de inclusão em seus quadros de colaboradores, profissionais formados especificamente para o gerenciamento da informaçãoarquivística, cujo processo pode garantir desde um espaço de informação, pesquisa, estudo e cultura dentro doambiente organizacional, como pode também subsidiar o processo decisório como também conduzir a instituição para a preservação de sua memória.

Além disso, esse processo, que podemos denominar também de monitoramento interno de informação, permite também disponibilizar ao “usuário certo, no tempo certo, a informação certa”, como dizia o pensador indiano Ranganathan.

Esse movimento social, portanto, tem instigado a Arquivologia a buscar mudanças compatíveis com os novos paradigmas informacionais, sendo assim, ressalta-se que a imagem social do arquivista como aquele indivíduo “guardador de papel”, hoje pode e deve ser alterada por um profissional, que sendo um bacharel em Arquivologia, passa a atuar como um gestor do fluxo da informação arquivística, seja em arquivos públicos ou privados.

Portanto, cresce a sua importância também como mediador da informação, que tem consciência da importância do seu papel dentro da sociedade, que se volta para o usuário, para suas necessidades individuais, trazendo com isso uma maior interatividade entre o profissional prestador de serviços e produtos de informação, com o cliente que usa a informação fins administrativos, empresariais, históricos, culturais e sociais.

O resultado dessa tomada de consciência por parte dos arquivistas brasileiros é uma melhor qualidade naprestação de serviços e satisfação dos usuários de arquivos e isso é o que importa!

A participação do usuário no processo de recuperação da informação é de vital importância, pois os custos ao ignorar o usuário no momento em que se vai criar os mecanismos de busca da informação são, às vezes, altos, visto que os usuários insatisfeitos podem resistir ao uso do sistema, ou usá-lo de maneira diferente daquela para aqual foi originalmente projetado, ou ainda nem utilizá-lo.

Busca-se nesse novo modelo fazer um estudo do usuário da informação de forma mais completa, procurando compreender suas motivações, seus anseios, analisando o que leva o indivíduo a procurar determinada informação.

O usuário, nessa abordagem, é visto como o foco dos estudos, não de uma forma grupal, como na abordagem tradicional onde o “arquivista” analisava, por exemplo, grupos de estudantes, cientistas etc. Aqui, o arquivista, enquanto profissional da informação, tem uma visão diferenciada do usuário, por isso a sua análise contempla o sujeito na sua individualidade.

Nesse contexto, o arquivista de hoje precisa entender que a informação registrada serve não só para ficararquivada, mas antes, que ela deve estar disponível para o usuário real e potencial. Portanto, é necessário que tenhamos uma visão mais ampla para nos desprendermos do paradigma do acervo para o paradigma da informação e assim, estabelecer uma política de recuperação da informação que contemple o usuário e não o sistema.

Desenvolver esse novo paradigma focado no usuário é um desafio para os profissionais da área, na medida em que exige maior esforço e percepção por parte do profissional das reais necessidades do usuário. No entanto, se pretendemos prestar um bom serviço ao cliente, torna-se necessário a efetivação dessa nova abordagem para, ao menos, reduzir as incertezas no momento da busca e assim obter uma melhor qualidade nos serviços prestados.

Baseado no texto de Sueli Mara Soares, Novos paradigmas e novos usuários da informação.

Fonte: AARGS