SILVEIRA MARINS ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS: Conceitos básicos na Arquivologia

Arquivo: é o conjunto de documentos criados ou recebidos por empresas e pessoas, com a finalidade de servir como fonte de informações.

Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar, que possua uma finalidade probatória.

Quanto à procedência

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

· Públicos: são emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

· Privados: são emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência.

Quanto ao valor

· Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

· Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

· Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

· Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

· Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.

· Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

· Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

· Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Quanto ao grau de sigilo

No Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental:

Quanto à natureza do assunto

Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:

Ostensivo - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja;

escala de plantão de uma imobiliária.

Sigiloso - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para

sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,

tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.

Ultra-Secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do

conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de

Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e

políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).

Secreto - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas

funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou

manuseio.

Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria

ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de

maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações

econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados

de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países

estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos

(Escritos Em Cifras Ou Códigos) Importantes E Sem Classificação Anterior.

Confidencial - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do

conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços

administrativos.

Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um

indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância

especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem

instalações importantes para a segurança nacional.

Reservado - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.

Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;

cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Informação: pode ser definida como idéia ou conhecimento e é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados. Todo e qualquer elemento referencial contido num documento. A informação é tudo o que ser emitido e recebido. Compreende uma idéia, mensagem, noção, notícia sobre alguém ou algo. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.

Conhecimento: É um conjunto de informação armazenada por intermédio da experiência ou da aprendizagem (a posteriori), o através da introspecção (a priori).

Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para

gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: CD, DVD e Pen drive.