O que é Gestão de Documentos e o que é GED

O que é Gestão de Documento?

 

Considerando a legislação federal, “a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Um programa de gestão de documentos permite a simplificação e racionalização dos procedimentos, análise do fluxo documental nas fases corrente e intermediária, proporcionando agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões, maior qualidade e produtividade do serviço público, como também o planejamento, o controle e a transparências nas ações do governo.

Portanto, os procedimentos e operações técnicas ou “rotinas” garantem o controle de todos os documentos em qualquer idade, da produção até a destinação final, visando à racionalização e eficiência administrativa, como também à preservação do patrimônio documental.

Quais as fases de gestão de documentos?

►► 1ª Fase – Produção dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos:

-- elaboração e gestão de formulários e correspondência;

-- controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;

-- utilização de processadores de palavras e textos.

►► 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).

►► 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Quais os objetivos de gestão de documentos?

-- Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos.

-- Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessário ao governo e aos cidadãos.

-- Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

-- Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED)

 

 

É uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

É a forma de governar através da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao cidadão o acesso aos serviços governamentais, assim tornando um governo mais prestador de serviços.

Fonte: http://www.udesc.br/arquivos/id_submenu/632/manual_de_gestao_documental_modulo_i__1_.pdf

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