Dicas para organizar os seus arquivos digitais

Hoje em dia, todos nós temos milhões de arquivos digitais armazenados em vários dispositivos. Arquivos de música, fotos, documentos do trabalho ou da escola, registros financeiros e o que mais pudermos imaginar, temos uma quantidade incrível de itens para organizar e localizar. Você pode tentar usar a função “Pesquisar” ou “Localizar” no seu computador ou tablet para conseguir o arquivo que deseja, mas, geralmente, você recebe uma lista enorme de resultados possíveis, em vez do arquivo exato que você está procurando. A pesquisa depende de nomes de arquivo descritivos e palavras-chave úteis dentro do arquivo. Você precisa de um sistema para organizar arquivos à medida que os cria e armazená-los, se quiser encontrá-los rapidamente mais tarde.

Imagine sentar-se à mesa de um colega de trabalho ou assumir o seu lugar nas férias e não encontrar em seu computador nada sobre os projetos da empresa. Isso pode acontecer – e é bastante comum – quando não existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais. Falta de organização nos arquivos digitais pode atrapalhar o dia a dia no trabalho

Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado, um computador desorganizado também pode roubar o nosso tempo e prejudicar nossa produtividade.

Manter os arquivos organizados em todos os seus dispositivos tornará o seu trabalho mais eficiente e a sua vida mais fácil.

 

Com a avalanche de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer jogar seu tempo fora.

 

Dicas

1. Área de trabalho (desktop)

Crie pastas para cada projeto ou cliente na Área de Trabalho (ou no espaço compartilhado do ambiente de rede). Deixe-o limpo e organizado. Elimine os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos na área de trabalho ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza. Não guarde todos os arquivos e não exclua arquivos antigos impiedosamente — Se você não guardá-los, não precisa organizá-los. Exclua duplicatas, livre-se de arquivos muito antigos que nunca usa e não faça download de todos os anexos de email. Por exemplo: quando você tirar fotos, exclua as que estão fora de foco, aquela em que aparece um papagaio de pirata e todas as fotos ruins antes ou durante a importação para o computador.

2. Instale google desktop

Ele serve como uma poderosa ferramenta de busca para ajudar você a encontrar documentos perdidos. A barra vai aparecer como um atalho e pode ser bastante útil num momento de desespero.
Você pode fazer o download em http://google-desktop.softonic.com.br/.

3. Faça Backup

Faça backup dos arquivos em discos externos, serviços online, pen drives, CDs, ou DVDs. O ideal é ter duas cópias de backup do mesmo material, para maior segurança Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar é o Synctoy da Microsoft.

4. Não exagere na criação de pastas. Cuidado na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento. Criar dezenas de categorias pode obrigar você a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo até conseguir chegar no arquivo desejado. Determine um número limite para subpastas-padrão de acordo com os dados que serão utilizados e pesquisados. Por exemplo, dados da empresa, projetos realizados, projetos em andamento e correspondência.

5. Dê nome aos arquivos e pastas

Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Projeto_nova_sede_OUT2011. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas etc., o nome pode começar sempre com PROP_cliente A ou PROJ_cliente B, facilitando bastante na hora da busca.

6. Utilize atalhos inteligentes — Você tem uma planilha de orçamento que acessa com frequência? Você sempre faz download de música para o mesmo diretório em um disco de backup? Crie um atalho ou alias desse arquivo ou pasta específica e coloque-os na área de trabalho do seu computador. Em seguida, você pode manter o arquivo original ou pasta organizados por data ou palavra-chave em um local, mas ainda acessá-lo imediatamente com um clique. Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.: Word, Excel, aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito carregado, além de deixar a máquina mais lenta, pode te confundir na hora de procurar o que quer.

7. Deixe um manual explicativo de fácil consulta para todos os funcionários em casos de dúvidas. Por exemplo, esclareça o que cada subpasta deve conter e a importância de as informações estarem organizadas.

Quando os seus arquivos estiverem melhor organizados, você pode pesquisá-los e visualizá-los mais facilmente por meio de qualquer dispositivo e com ferramentas como o aplicativo Seagate Media. Esse software organiza os seus arquivos automaticamente por tipo, para que você possa reproduzir filmes, ver fotos, ouvir música ou ler documentos. O aplicativo Media funciona com o Seagate Central, Wireless Plus e LaCie Fuel, e é sincronizado sem fios com o seu tablet, smartphone ou computador.

Exemplo de uma nova organização: