Avaliar
documentos, organizar e conservar a informação relacionada, basicamente, com a
gestão da atividade de instituições ou pessoas, que podem ser de natureza
pública ou privada - independentemente do suporte em que estiver registrado
(físico ou eletrônico), referenciando os documentos de modo a ser facilmente
localizados por qualquer utilizador do arquivo.
No âmbito das
suas tarefas devem estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos,
avaliando e organizando a documentação com interesse administrativo, probatório
e cultural, respeitando sempre a organização original, necessitando ter
conhecimentos aprofundados sobre a forma de funcionamento e estruturação das
organizações para adequar a gestão do
respectivo sistema de arquivo à
instituição.
Procuram adequar o arquivo à respectiva produção documental,
definindo e otimizando a circulação de documentos e o processo de controle
através de uma Tabela de Temporalidade Documental estipulando os prazos de conservação e destinação final
dos documentos.
A atividade
dos arquivistas também tem se alterado com a introdução dessas novas
tecnologias, que vieram melhorar as técnicas e os instrumentos de trabalho,
como a utilização de redes e de mecanismos de buscas que permitam a reconstituição
dos fundos documentais de
um mesmo arquivo dispersos por várias entidades. Por outro lado, o uso da digitalização permite uma completa e rápida difusão
do vasto patrimônio arquivístico.
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